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SECRETAIRE D’ECOLE PARAMEDICALE en CDD - parution : 17.11.2022

Statut : Contractuel/Titulaire

Type de contrat : CDD

Descriptif du poste :

Institut de Formation en Soins Infirmiers
Institut de Formation d’Aides-Soignants

SECRETAIRE D’ECOLE PARAMEDICALE

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Secrétaire d’école paramédicale
Grade : Adjoint administratif

Position dans la structure :
– Liaisons hiérarchiques :

  • Directeur des Ressources Humaines
  • Adjointe du directeur de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers
  • Directeur de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers

– Liaisons fonctionnelles :

  • Au sein de la structure : Formateurs, Secrétaires, Documentaliste, Intendant, Stagiaires
  • Dans l’environnement de la structure : Les autres I.F.S.I., les référents des lieux de stages, les professionnels du C.H.I.V. ou des autres hôpitaux, les intervenants extérieurs pour la formation, les représentants des tutelles.

Présentation du Service et de l’équipe :
L’I.F.S.I. est un externat ayant une capacité d’accueil de 195 étudiants infirmiers et 26 élèves aides-soignants. Son fonctionnement est assuré par une équipe composée de : 12 formateurs,
2 secrétaires, 1 documentaliste, 1 agent d’intendance, d’une adjointe au directeur et un directeur des soins en charge de l’établissement support et de l’institut de formation
Il dispose de locaux pédagogiques adaptés aux exigences de la formation infirmière et aide- soignante

Horaires de travail :
9 h 00 – 16 h 30 ou 9 h 30 – 17 h
37 h 30 /semaine et 15 jours RTT en décompte horaire.
Congés à prendre en priorité lors des fermetures partielles ou totales (périodes scolaires) de l’I.F.S.I.

Détails : poste à temps plein.

MISSIONS DU POSTE

Assurer les activités de secrétariat et de gestion inhérentes au fonctionnement général de la structure et aux missions spécifiques de l‘I.F.S.I. : suivi budgétaire, suivi des effectifs, suivi des dépenses du titre I, gestion des épreuves de sélection, formation initiale des étudiants en soins
Infirmiers et des élèves aides-soignants, formation continue des professionnels.

Activités principales

  • Accueil physique des personnes (étudiants, intervenants, futurs candidats…)
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
  • Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
  • Classement et archivage de documents : courriers, notes, rapports
  • Prises de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activités, réservation des salles
  • Traitement et mise en forme des documents, rapports, courriers, dossiers (enregistrement, tri, archivage…)
  • Préparation et suivi des dossiers spécifiques
  • Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion
  • Reproduction de documents
  • Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
  • Participation au suivi financier de la structure ; conventions financières…
  • Gestion des commandes
  • Constitution et suivi des dossiers administratifs des étudiants
  • Participation à la constitution du dossier pédagogique des étudiants : saisie informatique des résultats, préparation des feuilles de stage, préparation des dossiers en vue du Diplôme d’Etat ou du DPAS.
  • Préparation et suivi de l’organisation des épreuves de sélection des concours d’entrée.
  • Participation à la surveillance des épreuves de sélection des concours d’entrée.
  • Gestion des stages
  • Suivi des dépenses et des produits

– Gestion des paiements des intervenants extérieurs

  • Suivi des effectifs et gestions de l’ensemble des dossiers statistiques (enquête santé/école, suivi régional des cohortes…)

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

La formation et/ou les qualifications requises :

  • Baccalauréat ou BTS secrétariat

Les connaissances requises :

  • Maîtrise des outils informatiques et des logiciels : Word, Excel.
  • Connaissance des logiciels ou plateformes spécifiques à la formation : Forméis, transition pro,…
  • Utilisation Internet et intranet.
  • Connaissance en gestion financière.
  • Connaissance de l’institution hospitalière.

Expérience professionnelle souhaitée :

  • Une expérience dans une école paramédicale ou un service de formation continue serait un atout important.

Les qualités professionnelles requises :

  • Discrétion professionnelle
  • Gestion des priorités.
  • Rigueur et précision.
  • Discernement.
  • Sens de l’organisation et de l’anticipation.
  • Sens de la communication et aptitudes relationnelles.
  • Tenue et présentation compatibles avec la fonction d’accueil
  • Capacité à rendre compte
  • Sens des responsabilités.
  • Dynamisme, esprit d’initiative et d’innovation.
  • Motivations fortes pour le travail en équipe

Contacts :

recrutement.paramed@chiv.fr